Taloushallinto tukee sujuvaa laskutusta pitämällä myyntisaatavat järjestyksessä, varmistamalla, että laskut lähtevät ajallaan ja että maksut kirjataan oikein. Kun laskutus on osa kokonaisvaltaista taloushallintoa, yrityksen kassavirta pysyy hallinnassa ja yllätykset vähenevät. Alla käymme läpi laskutuksen eri puolia taloushallinnon näkökulmasta.
Mitä laskutusprosessiin kuuluu taloushallinnon näkökulmasta?
Laskutusprosessi kattaa taloushallinnossa paljon muutakin kuin pelkän laskun lähettämisen. Se sisältää myyntilaskujen luomisen ja lähettämisen, suoritusten seurannan, myyntireskontran ylläpidon sekä mahdollisten maksumuistutusten hallinnan. Kaikki nämä vaiheet vaikuttavat suoraan siihen, miten nopeasti rahaa virtaa yritykseen.
Myyntilaskujen hallinta
Laskutus alkaa siitä, että myyntisuorite kirjataan ja lasku lähetetään asiakkaalle oikeilla tiedoilla. Virheellinen lasku viivästyttää maksua ja aiheuttaa turhaa lisätyötä. Siksi laskujen oikeellisuuden tarkistaminen ennen lähetystä on tärkeä osa prosessia.
Reskontrien hoito
Myyntireskontra tarkoittaa käytännössä listaa avoimista ja maksetuista laskuista. Sen avulla tiedät, milloin kukin lasku erääntyy ja kuka ei ole vielä maksanut. Ajantasainen reskontra auttaa reagoimaan nopeasti, jos maksu viipyy.
Miten kirjanpito ja laskutus liittyvät toisiinsa?
Kirjanpito ja laskutus kulkevat käsi kädessä, koska jokainen lähetetty lasku ja saapunut maksu on kirjattava kirjanpitoon oikein. Laskutus tuottaa kirjanpidon raaka-aineen: myyntitapahtumat, joista muodostuu yrityksen liikevaihto ja lopulta tilinpäätös. Ilman toimivaa laskutusta kirjanpidosta tulee puutteellinen.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskutusjärjestelmän ja kirjanpito-ohjelman on toimittava yhteen. Kun myyntilasku kirjataan, se näkyy sekä reskontrassa että kirjanpidossa. Kun asiakas maksaa, suoritus kohdistetaan oikealle laskulle ja kirjanpito päivittyy. Tämä ketju pitää yrityksen taloudellisen kuvan ajantasaisena.
Hyvä kirjanpitäjä varmistaa myös, että arvonlisävero käsitellään laskuilla oikein ja että myyntituotot kirjataan oikealle tilikaudelle. Nämä asiat vaikuttavat suoraan veroilmoitukseen ja tilinpäätökseen.
Mitä tapahtuu, kun laskuja ei seurata aktiivisesti?
Kun laskujen seuranta jää vähälle, avoimet saatavat alkavat kasaantua huomaamatta. Asiakkaat, joilta maksu on jäänyt tulematta, saattavat jäädä kokonaan ilman muistutusta. Tämä heikentää kassavirtaa ja vaikeuttaa yrityksen talouden suunnittelua.
Seuraamattomuus aiheuttaa käytännössä useita ongelmia:
- Maksamattomat laskut vanhentuvat ja periminen vaikeutuu
- Kassavaje yllättää, vaikka myyntiä olisi riittävästi
- Kirjanpito menee epätarkaksi, jos suorituksia ei kohdisteta ajallaan
- Tilinpäätöksen laadinta hidastuu, kun selvitettävää kertyy
Aktiivinen laskujen seuranta ei tarkoita, että yrittäjän täytyy itse käyttää siihen aikaa joka päivä. Se tarkoittaa, että prosessi on kunnossa ja joku vastaa siitä säännöllisesti.
Miten taloushallinnon ulkoistaminen sujuvoittaa laskutusta?
Taloushallinnon ulkoistaminen sujuvoittaa laskutusta siten, että ammattilaiset hoitavat laskujen lähetyksen, seurannan ja reskontran systemaattisesti ilman, että yrittäjän tarvitsee itse huolehtia jokaisesta vaiheesta. Prosessi toimii tasaisesti myös silloin, kun yrittäjällä on kiireisempää.
Tilitoimisto voi ottaa vastuulleen esimerkiksi:
- Myyntilaskujen laatimisen ja lähettämisen
- Myyntireskontran ylläpidon ja avoimien laskujen seurannan
- Maksumuistutusten lähettämisen
- Suoritusten kohdistamisen kirjanpitoon
- Maksuliikenteen hallinnan
Me Tilipalvelu Koposella voimme auttaa yritystä rakentamaan laskutusprosessin, joka toimii saumattomasti osana kokonaistaloushallintoa. Käytössämme on useita taloushallinnon ohjelmistoja, kuten Netvisor, Procountor ja Fennoa, jotka mahdollistavat sähköisen laskutuksen ja reaaliaikaisen näkyvyyden yrityksen taloustilanteeseen.
Milloin yrityksen kannattaa ulkoistaa laskutus tilitoimistolle?
Laskutuksen ulkoistaminen tilitoimistolle kannattaa silloin, kun laskutukseen kuluu enemmän aikaa kuin on järkevää, laskuja jää helposti lähettämättä tai seuranta tuntuu hankalalta. Myös kasvava asiakasmäärä tai uudet laskutuskäytännöt ovat hyviä hetkiä harkita ulkoistamista.
Erityisesti kannattaa miettiä ulkoistamista, jos jokin seuraavista tuntuu tutulta:
- Laskutus kasaantuu ja lähtee epäsäännöllisesti
- Et tiedä tarkalleen, paljonko sinulla on avoimia saatavia
- Maksumuistutukset unohtuvat tai niiden lähettäminen tuntuu kiusalliselta
- Laskutus vie aikaa, joka olisi parempi käyttää ydinliiketoimintaan
Ulkoistaminen ei tarkoita, että menetät kontrollin omaan laskutukseesi. Päinvastoin, saat selkeämmän kuvan tilanteesta, koska ammattilaiset pitävät tiedot järjestyksessä ja raportoivat säännöllisesti. Taloushallinnon ulkoistaminen Kuopiossa tai muualla Suomessa on nykyään helppoa myös etänä toimivien ohjelmistojen ansiosta.
Jos haluat selvittää, miten voisimme auttaa yrityksesi laskutuksessa ja taloushallinnossa, ota meihin yhteyttä niin jutellaan lisää.