Laskutuksen voi automatisoida ottamalla käyttöön taloushallinnon ohjelmiston, joka luo, lähettää ja seuraa laskuja automaattisesti ennalta määriteltyjen sääntöjen mukaan. Automatisointi sopii käytännössä kaikenkokoisille yrityksille, ja se vapauttaa aikaa toistuvan manuaalisen työn sijaan liiketoiminnan kehittämiseen. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä hyötyjä automatisointi tuo, miten se toimii käytännössä ja miten voimme auttaa sinua pääsemään alkuun.
Mitä hyötyjä laskutuksen automatisointi tuo yritykselle?
Laskutuksen automatisointi säästää aikaa, vähentää virheitä ja nopeuttaa maksujen saamista. Kun laskut lähtevät automaattisesti oikeaan aikaan oikeille vastaanottajille, ei tarvitse manuaalisesti seurata, onko lasku lähtenyt tai maksettu. Tämä tekee kassanhallinnasta helpompaa ja ennustettavampaa.
Ajansäästö ja tehokkuus
Toistuva laskutus, kuten kuukausittaiset palvelumaksut tai tilauspohjaiset laskut, voidaan automatisoida lähes kokonaan. Ohjelmisto hoitaa lähetyksen aikataulun mukaan ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, joilla on paljon asiakkaita tai säännöllisiä laskutussuhteita.
Vähemmän inhimillisiä virheitä
Manuaalisessa laskutuksessa virheitä syntyy helposti, esimerkiksi väärä summa, puuttuva viite tai unohtunut lasku. Automaattinen laskutus hakee tiedot suoraan järjestelmästä, jolloin virheiden riski pienenee huomattavasti. Tämä parantaa myös asiakaskokemusta, kun laskut ovat aina oikeita ja ajallaan.
Miten automaattinen laskutus käytännössä toimii?
Automaattinen laskutus toimii siten, että taloushallinnon ohjelmisto luo laskun ennalta syötettyjen tietojen perusteella ja lähettää sen sovittuna ajankohtana sähköisesti asiakkaalle. Ohjelmisto voi myös seurata maksuja, lähettää maksumuistutuksia automaattisesti ja kirjata suoritukset kirjanpitoon.
Käytännössä prosessi etenee usein näin:
- Asiakastiedot ja sopimukset tallennetaan ohjelmistoon
- Laskutussykli ja ehdot määritellään kerran
- Ohjelmisto luo ja lähettää laskut automaattisesti sovitun aikataulun mukaan
- Maksusuoritukset päivittyvät reskontraan automaattisesti
- Maksamattomat laskut saavat automaattiset muistutukset
Verkkolaskutus on tässä iso etu. Kun lasku lähtee suoraan vastaanottajan taloushallintojärjestelmään, se käsitellään nopeammin ja maksetaan todennäköisemmin ajallaan.
Mitä ohjelmistoja laskutuksen automatisointiin käytetään?
Laskutuksen automatisointiin käytetään taloushallinnon ohjelmistoja, jotka yhdistävät laskutuksen, kirjanpidon ja reskontran samaan järjestelmään. Suomessa yleisimpiä ovat muun muassa Netvisor, Procountor ja Fennoa, jotka kaikki tukevat verkkolaskutusta ja automatisoitua maksujen seurantaa.
Meillä on käytössämme useita eri ohjelmistoja, kuten Asteri, Fennoa, Netvisor ja Procountor. Ohjelmiston valintaan vaikuttavat yrityksen koko, toimiala ja se, kuinka paljon laskutusta on. Pienelle yritykselle kevyempi pilvipalvelu voi olla täysin riittävä, kun taas isommalle yritykselle saattaa olla hyötyä laajemmasta kokonaisratkaisusta.
Tärkeintä on, että valittu ohjelmisto tukee verkkolaskutusta, integroituu kirjanpitoon saumattomasti ja on helppo käyttää päivittäisessä työssä.
Sopiiko laskutuksen automatisointi pienille yrityksille?
Laskutuksen automatisointi sopii hyvin myös pienille yrityksille, ei vain suurille organisaatioille. Jo muutaman toistuvan laskun automatisointi säästää merkittävästi aikaa kuukausitasolla, ja pilvipohjaiset ohjelmistot ovat nykyään helposti saatavilla ja kohtuullisen hintaisia.
Pienyrittäjälle automatisointi tarkoittaa usein sitä, että laskutukseen liittyvä hallinnollinen työ vähenee ja aikaa jää enemmän itse liiketoiminnalle. Vaikka laskuja olisi vähän, automaattiset maksumuistutukset ja reskontraan kirjautuvat suoritukset helpottavat kassanhallinnan seurantaa ilman manuaalista työtä.
Automatisointi ei vaadi teknistä osaamista tai suuria investointeja. Monet ohjelmistot on suunniteltu niin, että pääset alkuun nopeasti ja käyttö on suoraviivaista.
Miten tilitoimisto voi auttaa laskutuksen automatisoinnissa?
Tilitoimisto voi auttaa sinua valitsemaan yrityksellesi sopivan ohjelmiston, ottamaan sen käyttöön ja varmistamaan, että laskutus integroituu sujuvasti kirjanpitoon ja muuhun taloushallintoon. Näin saat automatisoinnista kaiken hyödyn ilman, että sinun tarvitsee selvittää kaikkea itse.
Voimme auttaa yritystäsi esimerkiksi:
- Laskutusprosessin suunnittelussa ja käyttöönotossa
- Ohjelmiston valinnassa yrityksen tarpeiden mukaan
- Reskontrien ja maksuliikenteen hoidossa
- Kirjanpidon ja laskutuksen yhteensovittamisessa
Meillä Tilipalvelu Koposella hoidamme taloushallintoa monipuolisesti ja räätälöimme palvelut aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Oli kyseessä sitten tilipalvelu Kuopiossa tai laajempi taloushallinnon ulkoistaminen, autamme löytämään juuri sinulle sopivan ratkaisun. Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten laskutuksesi saa uuden vaihteen.