Reskontrat vähentävät yrittäjän stressiä pitämällä laskujen maksutilanteet järjestyksessä automaattisesti. Kun tiedät, milloin rahaa tulee ja milloin se lähtee, sinun ei tarvitse pitää kaikkea mielessä tai arvailla kassatilanteen kehitystä. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten myynti- ja ostoreskontra toimivat arjessa ja milloin niiden ulkoistaminen kannattaa.
Mitä reskontrat tekevät käytännössä yrityksen arjessa?
Reskontrat ovat yrityksen laskujen seurantajärjestelmiä. Myyntireskontra seuraa, ketkä asiakkaat ovat maksaneet sinulle ja ketkä eivät. Ostoreskontra puolestaan pitää kirjaa siitä, mitä laskuja sinulla on maksamatta toimittajillesi. Yhdessä ne antavat selkeän kokonaiskuvan siitä, missä rahasi ovat milloinkin.
Käytännössä reskontrat tarkoittavat sitä, että jokainen lasku kirjataan järjestelmään ja sen tila päivittyy maksamisen myötä. Tämä poistaa tarpeen seurata laskuja manuaalisesti sähköpostista tai paperipinosta. Kun kaikki on yhdessä paikassa, näet yhdellä silmäyksellä avoimet saatavat ja erääntyvät maksut.
Myyntireskontra
Myyntireskontra listaa kaikki asiakkaille lähetetyt laskut ja niiden maksutilanteet. Se näyttää, mitkä laskut on maksettu, mitkä ovat avoinna ja mitkä ovat myöhässä. Tämä tieto auttaa sinua reagoimaan nopeasti, jos asiakas ei maksa ajallaan.
Ostoreskontra
Ostoreskontra kerää kaikki vastaanottamasi laskut yhteen paikkaan. Näet helposti tulevat eräpäivät ja voit suunnitella maksuja etukäteen. Tämä estää tilanteen, jossa lasku unohtuu ja erääntyy huomaamatta.
Miksi maksamattomat laskut aiheuttavat yrittäjälle stressiä?
Maksamattomat laskut aiheuttavat stressiä siksi, että ne luovat epävarmuutta kassatilanteesta. Kun et tiedä, milloin asiakas maksaa, et voi luottavaisesti suunnitella omia menojasi tai investointejasi. Epävarmuus kuluttaa energiaa enemmän kuin itse ongelma.
Monelle yrittäjälle hankalinta ei ole itse laskujen lähettäminen vaan niiden perässä juokseminen. Pitää muistaa, kenelle on lähetetty muistutus, kenelle ei, ja milloin viimeksi otti yhteyttä. Tämä vie aikaa ja vie ajatukset pois varsinaisesta liiketoiminnasta.
Toinen stressin lähde on se, että maksamattomat laskut vaikuttavat suoraan kassavirtaan. Jos rahaa ei tule sovitusti sisään, omat maksusi voivat myöhästyä. Tämä ketjureaktio on monelle tuttu ja erittäin epämiellyttävä kokemus.
Miten myyntireskontra auttaa hallitsemaan kassavirtaa?
Myyntireskontra auttaa hallitsemaan kassavirtaa antamalla selkeän näkymän siihen, milloin rahaa on tulossa. Näet avoimet laskut, niiden eräpäivät ja mahdolliset myöhästymiset yhdestä paikasta. Tämä tieto tekee kassavirran ennustamisesta konkreettista eikä pelkkää arvausta.
Kun myyntireskontra on kunnossa, muistutukset maksamattomista laskuista voidaan lähettää oikeaan aikaan ilman, että sinun täytyy itse muistaa jokaista asiakasta erikseen. Tämä nopeuttaa maksujen kertymistä ja pitää kassavirran tasaisempana.
Myyntireskontra auttaa myös tunnistamaan toistuvat myöhästelijät. Jos tietty asiakas maksaa aina myöhässä, voit reagoida tähän muuttamalla maksuehtojen pituutta tai pyytämällä ennakkomaksua. Ilman selkeää seurantaa tämä kuvio voi jäädä kokonaan huomaamatta.
Miten ostoreskontra estää myöhästymismaksut ja laskuvirheet?
Ostoreskontra estää myöhästymismaksut pitämällä kaikki saapuneet laskut ja niiden eräpäivät järjestyksessä. Kun laskut eivät huku sähköpostiin tai paperipinoihin, maksat ne ajallaan ja vältät turhia lisäkuluja. Samalla järjestelmä helpottaa laskujen tarkistamista ennen maksua.
Laskuvirheet ovat yllättävän yleisiä. Toimittaja saattaa laskuttaa väärän summan, laskuttaa saman asian kahdesti tai käyttää väärää viitettä. Kun laskut kirjataan järjestelmällisesti ostoreskontraan, virheet on helpompi havaita ennen kuin maksu lähtee.
- Kaksinkertaiset laskut tunnistuvat helpommin, kun kaikki on samassa järjestelmässä
- Eräpäivät näkyvät selkeästi, joten mikään lasku ei pääse unohtumaan
- Laskujen tarkistaminen on nopeampaa, kun historia löytyy yhdestä paikasta
- Maksujen suunnittelu helpottuu, kun tiedät tulevat menot etukäteen
Milloin kannattaa ulkoistaa reskontrien hoito tilitoimistolle?
Reskontrien hoito kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle silloin, kun laskujen seuraaminen alkaa viedä enemmän aikaa kuin sinulla on käytettävissä. Jos huomaat, että muistutukset myöhästyvät, laskuja katoaa tai kassatilanne yllättää sinut toistuvasti, on hyvä hetki miettiä ulkoistamista.
Ulkoistaminen sopii erityisesti kasvuvaiheessa oleville yrityksille, joissa laskujen määrä kasvaa nopeasti. Mitä enemmän laskuja liikkuu, sitä enemmän työtä niiden hallinta vaatii. Tilitoimisto pystyy hoitamaan tämän tehokkaasti ilman, että sinun täytyy rekrytoida lisää henkilöstöä tai investoida omiin järjestelmiin.
Ulkoistaminen ei tarkoita, että menetät näkyvyyden omaan taloudelliseen tilanteeseesi. Päinvastoin, saat usein parempaa raportointia ja selkeämmän kuvan tilanteesta kuin hoitamalla asiat itse kiireessä.
Me Tilipalvelu Koposella voimme auttaa yritystäsi esimerkiksi reskontrien hoidossa, laskutuksessa ja maksuliikenteessä. Ota meihin yhteyttä ja kerro tilanteestasi, niin katsotaan yhdessä, miten voimme tehdä taloushallinnosta helpompaa sinulle.