Yrityksen matkakulut käsitellään kirjanpidossa kuluna, joka kirjataan tuloslaskelmaan ja vähennetään yrityksen verotettavasta tulosta. Matkakuluja voivat olla esimerkiksi kilometrikorvaukset, päivärahat, majoituskulut ja julkisten kulkuvälineiden liput. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset matkakulujen kirjanpidosta käytännönläheisesti.
Mitä matkakuluja voidaan vähentää yrityksen kirjanpidossa?
Yrityksen kirjanpidossa voidaan vähentää kaikki liiketoimintaan liittyvät matkakulut. Tällaisia ovat esimerkiksi työmatkoista aiheutuvat kilometrikorvaukset, päivärahat, majoituskulut, lentolippujen ja junalippujen hinnat sekä taksikustannukset. Matkan täytyy liittyä yrityksen toimintaan, jotta se on vähennyskelpoinen.
Käytännössä vähennyskelpoisiksi luetaan matkat, jotka tehdään esimerkiksi asiakastapaamisia, messuja, koulutuksia tai muita liiketoimintaan liittyviä tarkoituksia varten. Yksityiset matkat eivät kuulu tähän kategoriaan, ja niiden erottaminen työmatkoista on tärkeää kirjanpidon selkeyden kannalta.
Hyvä nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos matkan syy on yrityksen liiketoiminta, se todennäköisesti kuuluu kirjanpitoon kuluna.
Miten kilometrikorvaus kirjataan kirjanpitoon?
Kilometrikorvaus kirjataan kirjanpitoon kuluna silloin, kun yrittäjä tai työntekijä käyttää omaa autoaan työmatkaan ja saa siitä korvauksen yritykseltä. Korvaus perustuu Verohallinnon vahvistamaan kilometrikohtaiseen korvaustasoon, jota päivitetään säännöllisesti. Kirjaus tehdään matkalasku- tai kulukorvaustositteen perusteella.
Kilometrikorvaukset ovat verovapaa etu työntekijälle silloin, kun ne pysyvät Verohallinnon hyväksymissä rajoissa. Yritykselle ne ovat vähennyskelpoinen kulu kirjanpidossa. Yrittäjällä itsellään tilanne voi hieman poiketa riippuen yhtiömuodosta, joten tähän kannattaa kiinnittää huomiota.
Käytännön kirjanpidossa kilometrikorvaukset kirjataan yleensä omalle tililleen, jotta ne erottuvat muista matkakuluista ja raportointi pysyy selkeänä.
Mikä on päiväraha ja miten se eroaa muista matkakuluista?
Päiväraha on korvaus, jota maksetaan työntekijälle tai yrittäjälle pitkistä työmatkoista aiheutuvista lisäkustannuksista, kuten ruokailusta poissa kotoa. Se eroaa muista matkakuluista siinä, että se on kiinteä korvaus eikä vaadi kuitteja ruokailukustannuksista. Päivärahan suuruus ja verovapaus määräytyvät matkan keston ja kohteen mukaan.
Muut matkakulut, kuten majoitus tai liput, korvataan yleensä todellisten kulujen mukaan kuitteja vastaan. Päiväraha on siis enemmän laskennallinen korvaus, joka helpottaa käytännön kirjanpitoa ja kulujen hallintaa.
Tämä ero on hyvä pitää mielessä, kun matkakuluja kirjataan: päivärahat kirjataan omana eränään ja muut matkakulut erikseen todellisten tositteiden perusteella.
Mitä tositteita matkakuluista tarvitaan kirjanpitoa varten?
Matkakuluista tarvitaan kirjanpitoa varten asianmukaiset tositteet, jotka todistavat kulun syntymisen ja liittymisen liiketoimintaan. Tositteita ovat esimerkiksi kuitit majoituksesta, lentolipuista ja taksikyydeistä sekä matkalasku kilometrikorvauksista ja päivärahoista.
Matkalaskuun on hyvä merkitä ainakin seuraavat tiedot:
- matkan ajankohta ja kesto
- matkan lähtö- ja määränpää
- matkan tarkoitus eli syy, miksi matka tehtiin
- ajetut kilometrit, jos kyseessä on kilometrikorvaus
- mahdolliset liitteenä olevat kuitit
Hyvin täytetty matkalasku helpottaa sekä kirjanpitäjän työtä että mahdollista verotarkastusta. Mitä selkeämmin matkan liiketoiminnallinen tarkoitus on dokumentoitu, sen parempi.
Miten matkakulujen arvonlisävero käsitellään?
Matkakulujen arvonlisävero käsitellään kirjanpidossa sen mukaan, sisältääkö kulu arvonlisäveroa ja onko yritys arvonlisäverovelvollinen. Esimerkiksi majoituskuluissa ja julkisen liikenteen lipuissa voi olla arvonlisäveroa, jonka yritys voi tietyin edellytyksin vähentää omassa alv-laskennassaan.
Päivärahoihin ja kilometrikorvauksiin ei liity arvonlisäveroa, joten niissä alv-käsittelyä ei tarvita. Ulkomaisiin matkakuluihin voi liittyä maakohtaisia erityispiirteitä, jotka kannattaa selvittää tapauskohtaisesti.
Käytännössä tärkeintä on säilyttää kuitit, joista arvonlisävero käy ilmi, ja kirjata ne oikein kirjanpitoon. Tämä varmistaa, että yritys saa kaikki sille kuuluvat alv-vähennykset.
Milloin matkakulujen kirjanpito kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle?
Matkakulujen kirjanpito kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle silloin, kun matkakuluja syntyy säännöllisesti, eri kulutyyppejä on paljon tai yrittäjällä ei ole aikaa tai varmuutta hoitaa kirjanpitoa itse. Ulkoistaminen vähentää virheiden riskiä ja varmistaa, että kaikki vähennyskelpoiset kulut tulevat hyödynnettyä.
Erityisesti silloin, kun yrityksen toimintaan kuuluu paljon matkustamista tai henkilöstöä, joille maksetaan matkakorvauksia, kirjanpidon monimutkaisuus kasvaa nopeasti. Tilitoimisto pitää huolen siitä, että tositteet ovat kunnossa, arvonlisäverot käsitellään oikein ja kirjaukset menevät oikeille tileille.
Me Tilipalvelu Koposella voimme auttaa yritystäsi matkakulujen kirjanpidossa ja muissa taloushallinnon tehtävissä. Voimme räätälöidä palvelun juuri teidän yrityksenne tarpeiden mukaan, oli kyseessä sitten pieni yritys tai suurempi organisaatio. Ota meihin yhteyttä ja katsotaan yhdessä, miten voimme helpottaa arkeasi.