Kirjanpidon voi tehdä jälkikäteen, ja se on Suomessa täysin laillista tiettyyn pisteeseen asti. Kirjanpitolaki ei vaadi, että jokainen tosite kirjataan heti tapahtumapäivänä, mutta viivästymisellä on rajansa ja seurauksensa. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikkein yleisimmät kysymykset, jotka yrittäjillä heräävät, kun kirjanpito on jäänyt jälkeen.
Mitä seurauksia myöhässä tehdystä kirjanpidosta voi tulla?
Myöhässä tehty kirjanpito voi johtaa verottajan huomautuksiin, viivästysseuraamuksiin ja tilinpäätöksen myöhästymiseen. Käytännössä seuraukset riippuvat siitä, kuinka pitkälle kirjanpito on jäänyt rästiin ja onko viivästymiseen liittynyt tahallista laiminlyöntiä vai ainoastaan kiireestä johtuvaa viivästystä.
Yleisimmät käytännön ongelmat liittyvät veroilmoitusten myöhästymiseen. Jos tilinpäätöstä ei saada valmiiksi ajoissa, veroilmoitusta ei voida antaa määräajassa, mikä voi johtaa myöhästymismaksuihin. Lisäksi yrityksen rahoittajat, kuten pankki tai sijoittajat, saattavat reagoida, jos tilinpäätös ei valmistu normaalissa aikataulussa.
Myöhässä oleva kirjanpito vaikeuttaa myös yrityksen omaa talouden seurantaa. Kun lukuja ei ole ajan tasalla, on vaikea tehdä hyviä päätöksiä esimerkiksi investoinneista tai kulujen karsimisesta. Tämä on yksi tärkeimmistä syistä pitää kirjanpito kunnossa myös yrittäjän oman edun kannalta.
Onko kirjanpidon tekeminen jälkikäteen laillista Suomessa?
Kyllä, kirjanpidon tekeminen jälkikäteen on Suomessa laillista, kunhan se tehdään asianmukaisesti ja kohtuullisessa ajassa. Kirjanpitolaki sallii sen, että tositteita kirjataan jälkikäteen, mutta tilinpäätös on laadittava lain edellyttämässä aikataulussa tilikauden päättymisen jälkeen.
Tärkeää on, että kaikki tositteet säilytetään ja kirjaukset tehdään oikein, vaikka ne tehtäisiinkin myöhemmin. Kirjanpidon on oltava totuudenmukainen ja täydellinen riippumatta siitä, milloin se laaditaan. Jälkikäteen tehty kirjanpito ei siis ole ongelma, jos se tehdään huolellisesti ja kaikki tarvittavat aineistot ovat tallessa.
Laillisuuden kannalta oleellista on se, ettei kirjanpitoa tehdä tarkoituksellisesti väärin tai jätetä kokonaan tekemättä. Tahallinen laiminlyönti on eri asia kuin se, että yrittäjä on yksinkertaisesti ollut kiireinen ja kirjanpito on viivästynyt.
Kuinka kauas taaksepäin kirjanpitoa voidaan korjata?
Kirjanpitoa voidaan korjata ja täydentää useamman vuoden taakse, mutta käytännössä mitä kauemmaksi mennään, sitä haastavammaksi aineiston kokoaminen käy. Kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus ulottuu useamman vuoden taaksepäin, joten vanhojakin tilikausia voidaan tarvittaessa rekonstruoida.
Käytännössä kirjanpidon korjaaminen taaksepäin onnistuu parhaiten silloin, kun tositteet ovat tallessa ja pankkitiliotteet ovat saatavilla. Pankit säilyttävät tilitapahtumia useita vuosia, joten tiliotteet ovat usein haettavissa jälkikäteen, vaikka alkuperäiset paperit olisivat hukassa.
Jos kyse on jo vahvistetusta tilinpäätöksestä, sen korjaaminen on monimutkaisempaa ja vaatii erityistä harkintaa. Tällaisissa tilanteissa kannattaa kääntyä ammattilaisen puoleen, joka osaa arvioida, miten asia kannattaa hoitaa.
Mitä tositteita tarvitaan kirjanpidon jälkikäteiseen rekonstruointiin?
Kirjanpidon jälkikäteiseen rekonstruointiin tarvitaan kaikki tositteet, jotka todistavat yrityksen liiketapahtumat. Tärkeimmät ovat pankkitiliotteet, myynti- ja ostolaskut, kuitit sekä mahdolliset sopimukset. Näiden avulla kirjanpitäjä pystyy rakentamaan kirjanpidon uudelleen, vaikka se olisi jäänyt kokonaan tekemättä.
Aineisto, jota yleensä tarvitaan
- Pankkitiliotteet kaikilta tilikauden kuukausilta
- Myyntilaskut ja niiden maksukuitit
- Ostolaskut ja kuitit hankinnoista
- Palkkatiedot ja palkkalistat
- Mahdolliset luottokorttilaskelmat
- Sopimukset ja vuokralaskut
Kun tositteita puuttuu
Jos osa tositteista on kadonnut, tilanne ei ole toivoton. Pankkitiliotteet ovat usein se tärkein lähde, josta liiketapahtumat voidaan jäljittää. Toimittajilta ja asiakkailta voi myös pyytää kopiota laskuista jälkikäteen. Mitä enemmän aineistoa on tallessa, sitä tarkempi ja luotettavampi kirjanpidosta tulee.
Milloin kirjanpidon laiminlyönti johtaa rikossyytteeseen?
Kirjanpidon laiminlyönti voi johtaa rikossyytteeseen silloin, kun laiminlyönti on ollut tahallista tai törkeää ja siihen liittyy esimerkiksi veropetoksen tai velallisen epärehellisyyden tunnusmerkkejä. Pelkkä viivästyminen tai huolimattomuus ei yleensä johda rikossyytteeseen, mutta systemaattinen kirjanpidon hoitamatta jättäminen on vakava asia.
Kirjanpitorikos on Suomen rikoslaissa määritelty teko, johon voi syyllistyä esimerkiksi jättämällä kirjanpidon kokonaan pitämättä, hävittämällä tositteita tai kirjaamalla tietoisesti vääriä tietoja. Tällaisissa tilanteissa seuraukset voivat olla merkittäviä.
Positiivisesta näkökulmasta katsottuna: jos kirjanpito on jäänyt rästiin kiireestä tai osaamattomuudesta, mutta yrittäjällä on vilpitön halu saattaa asiat kuntoon, tilanne on lähes aina korjattavissa ilman rikosseuraamuksia. Tärkeintä on toimia aktiivisesti ja hakea apua ajoissa.
Kannattaako jälkeen jäänyt kirjanpito antaa tilitoimiston hoidettavaksi?
Kyllä, jälkeen jäänyt kirjanpito kannattaa ehdottomasti antaa tilitoimiston hoidettavaksi. Ammattilainen osaa koota puuttuvan aineiston, tehdä kirjaukset oikein ja varmistaa, että tilinpäätös ja veroilmoitukset saadaan valmiiksi asianmukaisesti. Tämä säästää yrittäjältä aikaa ja hermoja huomattavasti.
Tilitoimisto voi auttaa yritystä esimerkiksi selvittämään, mitä aineistoja tarvitaan, miten pankkitiliotteet haetaan ja miten mahdolliset puuttuvat tositteet korvataan. Voimme myös arvioida, onko tilanteessa tarvetta muihin toimenpiteisiin, kuten veroilmoitusten korjaamiseen tai lisäselvitysten antamiseen verottajalle.
Me Tilipalvelu Koposella autamme mielellämme yrityksiä, joilla kirjanpito on jäänyt jälkeen. Hoidamme kaikenkokoisten yritysten taloushallintoa Kuopiossa ja olemme tottuneet tilanteisiin, joissa aineisto ei ole täysin järjestyksessä. Lähtökohtamme on aina löytää käytännöllinen ratkaisu ilman turhaa jännitystä.
Jos sinulla on kirjanpito rästissä tai epäilet, että jotain on jäänyt hoitamatta, ota meihin yhteyttä niin katsotaan yhdessä, miten asiat saadaan kuntoon.