Verkkokaupan pyörittäminen on monessa mielessä erilaista kuin perinteinen liiketoiminta. Tilauksia tulee ympäri vuorokauden, asiakkaita on eri maista ja maksutapoja on useita. Tämä kaikki näkyy myös taloushallinnossa. Verkkokaupan taloushallinto vaatii hieman erilaista otetta kuin kivijalkamyymälän taloushallinto, ja mitä aiemmin nämä erityispiirteet tunnistaa, sitä sujuvammin arki sujuu.
Tässä artikkelissa käymme läpi verkkokaupan taloushallinnon tärkeimmät käytännöt selkeästi ja ilman turhaa teknistä jargonia. Oli kyse sitten verkkokaupan kirjanpidosta, arvonlisäverosta tai taloushallinnon ulkoistamisesta, löydät tältä sivulta suorat vastaukset yleisimpiin kysymyksiin.
Mitä verkkokaupan taloushallinto tarkoittaa käytännössä?
Verkkokaupan taloushallinto tarkoittaa kaikkia niitä toimia, joilla yrityksen rahavirrat pidetään järjestyksessä: myyntien kirjaamista, ostolaskujen käsittelyä, arvonlisäveron seurantaa, palkanlaskentaa ja tilinpäätösten laatimista. Verkkokaupassa nämä toimet korostuvat erityisesti siksi, että tapahtumia voi olla paljon ja ne syntyvät automaattisesti eri kanavista.
Käytännössä verkkokaupan taloushallintoon kuuluu muun muassa:
- Myyntitapahtumien kirjaaminen oikeille tileille
- Maksutapojen, kuten korttimaksujen ja verkkomaksupalveluiden, täsmäyttäminen
- Arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen oikein
- Palautusten ja hyvitysten käsittely kirjanpidossa
- Varastoarvojen seuranta tarvittaessa
Hyvä taloushallinto ei ole vain lakisääteinen velvollisuus. Se antaa sinulle selkeän kuvan siitä, miten verkkokauppasi oikeasti menee ja mihin suuntaan toimintaa kannattaa kehittää.
Miksi taloushallinto on erityisen tärkeää verkkokaupassa?
Taloushallinto on verkkokaupassa erityisen tärkeää, koska tapahtumia syntyy usein paljon ja nopeasti, eri myyntikanavat tuottavat dataa eri muodoissa ja kansainvälinen kauppa tuo mukanaan lisävaatimuksia esimerkiksi arvonlisäveron osalta. Ilman selkeää järjestelmää kokonaiskuva hämärtyy nopeasti.
Verkkokaupassa raha liikkuu monessa eri paikassa yhtä aikaa: maksupalveluntarjoajalla, pankkitilillä ja mahdollisesti useassa valuutassa. Jos näitä rahavirtoja ei hallita, yrityksen todellinen taloudellinen tilanne voi näyttää hyvin erilaiselta kuin se todellisuudessa on.
Ajantasainen taloushallinto auttaa sinua myös tekemään parempia päätöksiä. Näet esimerkiksi, mitkä tuotteet tai kampanjat ovat oikeasti kannattavia, ja pystyt reagoimaan nopeasti, jos jokin ei toimi.
Miten arvonlisävero toimii verkkokaupassa?
Verkkokaupan arvonlisävero määräytyy sen mukaan, myydäänkö tuotteita kotimaisille vai ulkomaisille asiakkaille ja onko kyseessä kuluttaja- vai yrityskauppa. Kotimaan myynnissä sovelletaan suomalaisia arvonlisäverokantoja. EU:n sisällä kuluttajille myytäessä on huomioitava ns. OSS-järjestelmä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun myyt tuotteita toisiin EU-maihin yksityishenkilöille, saatat joutua tilittämään arvonlisäveron ostajan maan verokannan mukaan. Tähän on kehitetty yhden luukun OSS-menettely, jonka kautta vero voidaan ilmoittaa ja maksaa keskitetysti Suomesta käsin.
EU:n ulkopuolelle myytäessä tilanne on jälleen erilainen, ja silloin on hyvä selvittää kohdemaiden omat säännöt. Verkkokaupan arvonlisävero on alue, jossa kannattaa olla huolellinen, sillä virheet voivat johtaa jälkiverotuksiin.
Mitä kirjanpidollisia erityispiirteitä verkkokaupassa on?
Verkkokaupan kirjanpidossa erityispiirteitä ovat muun muassa maksupalveluiden viiveet, palautusten kirjaaminen, alustamaksujen käsittely sekä mahdollinen varastokirjanpito. Nämä tekijät erottavat verkkokaupan kirjanpidon perinteisestä laskutuspohjaisesta kaupankäynnistä.
Maksupalvelut ja täsmäytys
Kun asiakas maksaa kortilla tai verkkomaksupalvelun kautta, raha ei välttämättä näy tilillä välittömästi. Maksupalveluntarjoaja voi pidättää varoja ja tilittää ne viiveellä. Tämä täytyy huomioida kirjanpidossa, jotta myyntitulot ja tiliotteen tapahtumat täsmäävät oikein.
Palautukset ja hyvitykset
Verkkokaupassa palautuksia tulee väistämättä. Jokainen palautus tarkoittaa kirjanpidossa myynnin oikaisua ja arvonlisäveron palautusta. Jos palautuksia on paljon, niiden oikea kirjaaminen on tärkeää, jotta myyntiluvut pysyvät luotettavina.
Myyntialustat ja komissiot
Jos myyt oman verkkokauppasi lisäksi esimerkiksi markkinapaikoilla, alustan perimä komissio on kirjattava kuluksi oikein. Myös alustan tilittämä nettomyynti täytyy eritellä oikein: bruttomyynti, komissio ja mahdolliset muut maksut erikseen.
Kannattaako verkkokaupan taloushallinto ulkoistaa tilitoimistolle?
Verkkokaupan taloushallinnon ulkoistaminen tilitoimistolle kannattaa erityisesti silloin, kun myyntivolyymi kasvaa, kansainvälinen kauppa laajenee tai oma aika ei yksinkertaisesti riitä kirjanpidon hoitamiseen. Ulkoistaminen vapauttaa sinut keskittymään itse liiketoimintaan.
Tilitoimisto voi auttaa verkkokauppaa esimerkiksi kirjanpidon automatisoinnissa, arvonlisäveroasioissa eri maissa sekä tilinpäätösten ja veroilmoitusten laadinnassa. Kun taloushallinto on ammattilaisten käsissä, sinulle jää enemmän aikaa tuotekehitykseen, markkinointiin ja asiakaspalveluun.
Me Tilipalvelu Koposella voimme räätälöidä taloushallinnon palvelut juuri verkkokauppasi tarpeisiin. Voimme auttaa esimerkiksi kirjanpidossa, reskontrien hoidossa, laskutuksessa ja maksuliikenteen järjestämisessä. Käytössämme on useita moderneja taloushallinnon ohjelmistoja, kuten Netvisor ja Procountor, jotka sopivat hyvin verkkokaupan tarpeisiin.
Mitä virheitä verkkokauppiaat tekevät taloushallinnossa?
Yleisimmät taloushallinnon haasteet verkkokaupassa liittyvät kirjanpidon myöhäiseen aloittamiseen, maksupalveluiden täsmäyttämisen laiminlyöntiin, palautusten kirjaamatta jättämiseen sekä arvonlisäverovelvoitteiden tunnistamatta jäämiseen kansainvälisessä kaupassa. Nämä ovat asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota jo heti toiminnan alusta lähtien.
Yksi yleinen tilanne on se, että kirjanpito jätetään kasaantumaan ja sitä yritetään selvittää vasta tilinpäätöshetkellä. Verkkokaupassa tämä on erityisen hankalaa, koska tapahtumia voi olla satoja tai tuhansia, ja jälkikäteen selvittäminen vie paljon aikaa.
Toinen tyypillinen haaste on se, että eri myyntikanavien rahavirrat sekoittuvat keskenään. Kun kaikki tulot ja menot eivät ole selkeästi eriteltyinä, on vaikea saada luotettavaa kuvaa siitä, mistä myynti oikeasti tulee ja mikä on kannattavaa.
Hyvä uutinen on, että nämä haasteet ovat täysin ratkaistavissa oikeilla työkaluilla ja selkeillä prosesseilla. Taloushallinnon ammattilainen voi auttaa rakentamaan järjestelmän, joka toimii automaattisesti taustalla ja pitää asiat järjestyksessä ilman jatkuvaa manuaalista työtä.
Haluatko, että verkkokauppasi taloushallinto on kunnossa alusta asti? Ota yhteyttä meihin, niin katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa juuri sinun verkkokauppaasi.