Tilitoimisto varmistaa, että laskut eivät jää hoitamatta hoitamalla sekä osto- että myyntireskontran järjestelmällisesti asiakkaan puolesta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskujen seuranta, eräpäivien valvonta ja tarvittavat toimenpiteet kuuluvat kaikki samaan palvelukokonaisuuteen. Alla käymme läpi, miten tämä toimii arjessa ja milloin ulkoistaminen kannattaa.
Mitä laskujen hallinta tilitoimistossa käytännössä tarkoittaa?
Laskujen hallinta tilitoimistossa tarkoittaa, että yrityksen laskutukseen liittyvät tehtävät siirtyvät ammattilaisten hoidettavaksi. Tämä kattaa tyypillisesti sekä ostolaskujen käsittelyn että myyntilaskujen lähettämisen, reskontrien ylläpidon ja maksuliikenteen seurannan. Yritys voi näin keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa.
Käytännössä voimme hoitaa esimerkiksi:
- Ostolaskujen vastaanottamisen ja tarkistamisen
- Myyntilaskujen laatimisen ja lähettämisen
- Reskontrien ylläpidon eli sen seurannan, kenelle on laskutettu ja mitä on maksamatta
- Maksuliikenteen hoitamisen sovitussa laajuudessa
Palvelu räätälöidään aina yrityksen tarpeiden mukaan. Jotkut yritykset haluavat ulkoistaa kaiken, toiset vain tietyn osa-alueen. Molemmat tavat toimivat hyvin.
Miten tilitoimisto seuraa, että laskut maksetaan ajoissa?
Tilitoimisto seuraa laskujen maksamista ylläpitämällä ajantasaista reskontraa, josta näkyy jokaisen laskun tila, eräpäivä ja maksuhistoria. Kun laskudata on järjestyksessä, erääntyvät tai ylittyneet laskut erottuvat selkeästi, ja niihin voidaan reagoida nopeasti.
Seuranta perustuu käytännössä siihen, että laskut kirjataan järjestelmään heti ja niiden tilaa päivitetään säännöllisesti. Taloushallinnon ohjelmistot, kuten Netvisor, Procountor tai Fennoa, tekevät tästä sujuvaa: eräpäivät näkyvät automaattisesti ja maksamattomat laskut on helppo poimia listalta.
Tämä tarkoittaa, että yrityksen ei itse tarvitse muistella, onko lasku maksettu vai ei. Tieto on aina saatavilla ja ajan tasalla.
Mitä tapahtuu, jos lasku uhkaa jäädä maksamatta?
Jos ostolasku uhkaa jäädä maksamatta eräpäivään mennessä, tilitoimisto voi huomauttaa asiasta ajoissa, jotta yritys voi reagoida ennen kuin viivästyskuluja syntyy. Myyntilaskujen kohdalla voimme lähettää maksumuistutuksen sovitun käytännön mukaisesti.
Toimintatapa sovitaan aina etukäteen yhdessä asiakkaan kanssa. Joillekin yrityksille sopii, että tilitoimisto hoitaa muistutukset itsenäisesti. Toiset haluavat, että asiasta ilmoitetaan ensin heille ennen toimenpiteitä. Kumpikin tapa toimii, kunhan pelisäännöt ovat selvät.
Tärkeintä on, että maksamattomat laskut eivät pääse unohtumaan. Järjestelmällinen seuranta estää sen, että pienet asiat kasvavat isommiksi ongelmiksi.
Miten myyntilaskujen perintä hoidetaan tilitoimiston kautta?
Myyntilaskujen perintä alkaa yleensä maksumuistutuksella, jonka tilitoimisto voi lähettää asiakkaan puolesta. Jos maksu ei tule muistutuksesta huolimatta, asiasta sovitaan yrityksen kanssa jatkotoimista, kuten laskun siirtämisestä perintätoimistolle.
Tilitoimiston rooli perinnässä on ennen kaikkea hallinnollinen: pidämme reskontran järjestyksessä, seuraamme tilannetta ja varmistamme, että tarvittavat asiakirjat ovat kunnossa. Varsinainen oikeudellinen perintä hoidetaan tyypillisesti perintätoimiston kautta, johon yritys voi tarvittaessa ohjata tapauksen.
Hyvä yhteistyö tarkoittaa, että yritys tietää aina, missä vaiheessa kukin lasku on, eikä epäselvyyksiä pääse syntymään.
Milloin yrityksen kannattaa ulkoistaa laskujen hallinta tilitoimistolle?
Laskujen hallinta kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle silloin, kun laskujen seuraaminen vie liikaa aikaa, virheitä alkaa ilmetä tai yrityksen kasvu tekee hallinnosta hankalaa hoitaa itse. Ulkoistaminen sopii hyvin sekä pienille yrityksille että kasvavalle osakeyhtiölle.
Muutama tilanne, jolloin ulkoistaminen on erityisen hyödyllistä:
- Laskuja on paljon ja niiden seuranta vie aikaa muulta tekemiseltä
- Yrityksellä ei ole omaa taloushallinnon osaamista tai henkilöstöä
- Laskuja on jäänyt vahingossa maksamatta tai lähettämättä
- Yritys haluaa selkeän kuvan kassatilanteestaan ilman itse tekemistä
- Kasvuvaihe tuo mukanaan enemmän asiakkaita ja toimittajia
Ulkoistaminen ei tarkoita kontrollin menettämistä. Päinvastoin: kun ammattilaiset hoitavat reskontrat ja maksuliikenteen, yrityksellä on parempi näkyvyys omaan taloustilanteeseensa kuin ennen.
Me Tilipalvelu Koposella olemme hoitaneet kuopiolaisten ja laajemminkin suomalaisten yritysten taloushallintoa vuodesta 1995. Autamme mielellämme löytämään juuri teille sopivan tavan hoitaa laskutus ja reskontrat. Ota yhteyttä ja kerrotaan lisää siitä, miten voimme auttaa.