Kilometrikorvaukset ovat yrittäjälle kätevä tapa korvata omalla autolla ajetut työmatkakustannukset verovapaasti tai kuluna kirjanpidossa. Käytännössä kyse on siitä, että ajetuista työkilometreistä maksetaan korvaus, jonka Verohallinto vahvistaa vuosittain. Alla käymme läpi yleisimmät kysymykset, jotka nousevat esiin kilometrikorvauksista kirjanpidossa ja verotuksessa.
Miten kilometrikorvaus eroaa muista matkakuluista?
Kilometrikorvaus on korvaus, joka maksetaan omalla tai hallinnassa olevalla ajoneuvolla ajetuista työmatkoista. Se eroaa muista matkakuluista, kuten julkisen liikenteen lipuista tai taksimatkoista, siinä, että korvaus perustuu ajettuihin kilometreihin eikä todellisiin kuitteihin. Kilometrikorvaus kattaa siis ajoneuvon käytöstä aiheutuvat kustannukset kokonaisuudessaan.
Muut matkakulut, kuten junamatkat tai lentolippujen hinnat, kirjataan kirjanpitoon kuittien perusteella todellisina kustannuksina. Kilometrikorvauksessa taas käytetään Verohallinnon vahvistamaa yksikköhintaa per kilometri, joten kuitteja polttoaineesta tai huolloista ei tarvita erikseen. Tämä tekee siitä hallinnollisesti yksinkertaisen tavan käsitellä oman auton käyttöä työssä.
Mikä on verovapaan kilometrikorvauksen enimmäismäärä?
Verovapaan kilometrikorvauksen enimmäismäärä perustuu Verohallinnon vuosittain vahvistamaan päätökseen. Korvaus on verovapaa siltä osin kuin se ei ylitä vahvistettua enimmäismäärää. Jos korvaus ylittää tämän rajan, ylimenevä osa on veronalaista tuloa.
Enimmäismäärä vaihtelee sen mukaan, onko kyseessä tavallinen henkilöauto vai esimerkiksi moottoripyörä tai muu ajoneuvo. Myös matkustajien kuljettaminen tai peräkärryn vetäminen voi kasvattaa korvattavaa määrää. Tarkat voimassa olevat luvut löydät Verohallinnon sivuilta, ja tilitoimisto voi auttaa varmistamaan, että korvaukset pysyvät verovapaan rajan sisällä.
Mitä tietoja ajopäiväkirjaan täytyy merkitä?
Ajopäiväkirja on dokumentti, jolla todennetaan työkäyttöön ajetut kilometrit. Jotta kilometrikorvaukset hyväksytään verotuksessa, ajopäiväkirjan täytyy sisältää riittävät tiedot jokaisesta työmatkasta. Puutteellinen kirjanpito voi johtaa siihen, että korvauksia ei hyväksytä verovapaana.
- Matkan päivämäärä
- Lähtö- ja määränpääpaikka
- Ajetut kilometrit
- Matkan tarkoitus eli miksi matka tehtiin
- Matkustajat, jos niillä on vaikutusta korvauksen suuruuteen
Ajopäiväkirjan voi pitää paperisena tai sähköisenä, kunhan tiedot ovat selkeät ja johdonmukaiset. Monet yrittäjät käyttävät nykyään mobiilisovelluksia, jotka helpottavat kirjaamista huomattavasti.
Voiko yrittäjä maksaa itselleen kilometrikorvauksia?
Kyllä, yrittäjä voi maksaa itselleen kilometrikorvauksia, mutta se riippuu yhtiömuodosta. Osakeyhtiön yrittäjä voi saada yritykseltä verovapaita kilometrikorvauksia samoin ehdoin kuin palkansaaja, koska osakeyhtiö on erillinen oikeushenkilö. Toiminimiyrittäjän tilanne on erilainen.
Osakeyhtiö ja kilometrikorvaukset
Osakeyhtiössä yrittäjä on työsuhteessa omaan yritykseensä, joten hän voi saada yritykseltä verovapaata kilometrikorvausta työmatkojensa perusteella. Tämä edellyttää asianmukaista ajopäiväkirjaa ja sitä, että korvaukset pysyvät Verohallinnon vahvistamissa rajoissa.
Toiminimi ja kilometrikorvaukset
Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa eikä verovapaita kilometrikorvauksia samalla tavalla. Sen sijaan oman auton työkäytöstä aiheutuvat kulut voi vähentää verotuksessa joko todellisten kulujen tai Verohallinnon vahvistaman kilometrikohtaisen vähennyksen mukaan. Kirjanpidollinen käsittely poikkeaa siis osakeyhtiöstä, ja tässä asiassa tilitoimistosta voi olla paljon apua.
Miten kilometrikorvaukset kirjataan yrityksen kirjanpitoon?
Kilometrikorvaukset kirjataan yrityksen kirjanpitoon matkakuluina matkalaskudokumentin perusteella. Osakeyhtiössä kilometrikorvaukset ovat yritykselle vähennyskelpoinen kulu, ja ne kirjataan henkilöstökuluihin tai matkakuluihin riippuen yrityksen tilikarttaratkaisusta.
Käytännössä kirjaaminen etenee näin:
- Yrittäjä tai työntekijä täyttää matkalaskun ajopäiväkirjan tietojen perusteella
- Matkalasku hyväksytään yrityksen sisäisen käytännön mukaisesti
- Kirjanpitäjä kirjaa korvauksen matkakulutilille
- Maksu suoritetaan ja kirjataan maksuliikenteeseen
Tärkeintä on, että ajopäiväkirja ja matkalasku ovat tallessa ja tukevat toisiaan. Ilman näitä dokumentteja kirjanpito ei ole riittävästi todennettavissa.
Milloin kilometrikorvaukset kannattaa tarkistaa tilitoimiston kanssa?
Kilometrikorvaukset kannattaa käydä läpi tilitoimiston kanssa ainakin silloin, kun yrityksen toiminta muuttuu, yhtiömuoto vaihtuu tai kilometrikorvausten määrä kasvaa merkittävästi. Myös vuoden vaihde on hyvä hetki tarkistaa, että käytännöt vastaavat voimassa olevia Verohallinnon ohjeita.
Yleisiä tilanteita, joissa tarkistus on erityisen hyödyllinen:
- Yrittäjä alkaa käyttää omaa autoaan enemmän työmatkustamiseen
- Yritys palkkaa ensimmäisen työntekijän
- Yhtiömuoto muuttuu esimerkiksi toiminimestä osakeyhtiöksi
- Verohallinnon kilometrikorvauksen enimmäismäärä päivittyy
- Yrityksessä ei ole selkeää käytäntöä matkalaskujen käsittelylle
Me Tilipalvelu Koposella voimme auttaa sinua rakentamaan selkeän ja toimivan käytännön kilometrikorvausten käsittelyyn. Oli kyseessä sitten kirjanpidon järjestäminen, yhtiömuodon muutos tai muu taloushallinnon kysymys, olemme täällä auttamassa. Ota meihin yhteyttä ja jutellaan lisää.