Taloushallinnon automatisointi on viime vuosina muuttunut suurten yritysten etuoikeudesta tavalliseksi arkipäiväksi myös pienemmille yrityksille. Taloushallinto-ohjelmistot kehittyvät kovaa vauhtia, ja yhä useampi yrittäjä miettii, kuinka paljon rutiinitehtäviä voisi siirtää automaation hoidettavaksi. Tässä artikkelissa käymme konkreettisesti läpi, mitä taloushallinnon automatisointi tarkoittaa, mihin se sopii ja milloin kannattaa harkita ulkoistamista.
Mitä taloushallinnon automatisointi tarkoittaa käytännössä?
Taloushallinnon automatisointi tarkoittaa sitä, että ohjelmisto hoitaa toistuvat ja säännölliset tehtävät ihmisen puolesta. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi laskujen automaattista kirjaamista, maksujen täsmäytystä, palkkalaskelmien muodostamista tai arvonlisäveron laskemista suoraan järjestelmässä ilman manuaalista työtä.
Automaattinen kirjanpito ei tarkoita, ettei ihmistä tarvita lainkaan. Se tarkoittaa, että ihmisen aikaa vapautuu rutiineista tarkistamiseen, tulkintaan ja päätöksentekoon. Ohjelmisto tekee toistuvat asiat nopeammin ja tasalaatuisemmin, mutta asiantuntija varmistaa, että lopputulos on oikein.
Mitkä taloushallinnon tehtävät kannattaa automatisoida ensin?
Kannattavinta on automatisoida ensin ne tehtävät, jotka toistuvat usein, ovat rakenteeltaan samankaltaisia ja vievät paljon aikaa suhteessa tuottamaansa lisäarvoon. Näitä ovat erityisesti ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, maksusuoritusten kohdistaminen ja viranomaisilmoitusten lähettäminen.
- Ostolaskujen vastaanotto ja tiliöinti sähköisesti
- Myyntilaskujen automaattinen lähetys ja maksumuistutukset
- Tiliotteiden tuonti ja maksujen kohdistaminen
- Arvonlisävero- ja muut viranomaisilmoitukset
- Palkkalaskelmien ja maksujen automaattinen käsittely
Näissä tehtävissä automaatio tuo selkeimmän hyödyn heti. Kun perusprosessit toimivat sujuvasti, voit keskittyä yrityksesi kannalta tärkeämpiin asioihin kuin laskujen manuaaliseen syöttämiseen.
Kuinka paljon automaatio voi vähentää kirjanpidon työmäärää?
Kirjanpidon automatisointi voi vähentää manuaalista työtä merkittävästi etenkin yrityksissä, joilla on paljon toistuvaa tapahtumavolyymia. Sähköinen taloushallinto yhdistettynä automaattisiin kirjauksiin voi lyhentää rutiinitehtäviin kuluvaa aikaa huomattavasti verrattuna perinteiseen paperiprosessiin.
Hyöty vaihtelee yrityksen tilanteen mukaan. Eniten automaatiosta hyötyvät yritykset, joilla on paljon laskuja, säännöllinen palkanlaskenta tai monimutkaisempi reskontrien hallinta. Pienemmällä volyymilla hyöty on maltillisempi, mutta silti todellinen: virheet vähenevät ja tieto on reaaliajassa saatavilla.
Tärkeää on myös se, että automaatio parantaa tiedon ajantasaisuutta. Kun kirjaukset tapahtuvat automaattisesti, sinulla on jatkuvasti tuore kuva yrityksesi taloudellisesta tilanteesta eikä vain kuukauden tai kvartaalin lopussa.
Sopiiko taloushallinnon automaatio kaikenkokoisille yrityksille?
Taloushallinnon automaatio sopii periaatteessa kaikenkokoisille yrityksille, mutta sopiva automaation taso vaihtelee. Yksinyrittäjälle riittää usein yksinkertainen laskutusohjelma ja sähköinen tiliote, kun taas kasvavalle pk-yritykselle kannattaa harkita laajempaa taloushallinto-ohjelmistoa, joka kattaa useampia prosesseja.
Pienet yritykset hyötyvät automaatiosta erityisesti siksi, että resurssit ovat rajalliset. Kun laskutus ja peruskirjanpito hoituvat automaattisesti, yrittäjälle jää enemmän aikaa itse liiketoiminnalle. Suuremmissa yrityksissä automaatio taas auttaa hallitsemaan suurempia volyymeja ilman, että henkilöstöä tarvitsee kasvattaa samassa suhteessa.
Mitä riskejä taloushallinnon automatisoinnissa pitää huomioida?
Taloushallinnon automatisoinnin suurimmat riskit liittyvät virheellisiin asetuksiin, puutteelliseen valvontaan ja siihen, että automaatio hoitaa asiat väärin ilman, että kukaan huomaa. Automaatio on niin hyvä kuin sen taustalla olevat säännöt ja asetukset.
- Virheelliset tiliöintisäännöt voivat johtaa siihen, että kulut kirjautuvat väärille tileille.
- Puutteellinen täsmäytys jättää poikkeamat huomaamatta.
- Ohjelmistopäivitykset voivat muuttaa toimintaa odottamattomasti.
- Liiallinen luottamus automaatioon vähentää inhimillistä tarkistusta.
Paras tapa hallita näitä riskejä on ylläpitää säännöllistä tarkistuskäytäntöä, vaikka automaatio hoitaisi suuren osan työstä. Automaatio ei poista asiantuntijan tarvetta, vaan muuttaa asiantuntijan roolia valvojasta ja tulkitsijasta.
Milloin kannattaa ulkoistaa taloushallinto automaation sijaan?
Taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa silloin, kun oma osaaminen tai aika ei riitä taloushallinnon oikeaoppiseen hoitamiseen tai kun taloushallinnon kokonaisuus on kasvanut niin laajaksi, että se vie liikaa resursseja ydinliiketoiminnalta. Ulkoistaminen ei sulje pois automaatiota, vaan usein yhdistää molemmat.
Ulkoistaminen on erityisen järkevää tilanteissa, joissa:
- Yritys kasvaa nopeasti ja taloushallinnon vaatimukset monimutkaistuvat
- Yrittäjällä ei ole aikaa tai kiinnostusta seurata lainsäädännön muutoksia
- Tarvitaan asiantuntemusta tilinpäätöksistä, verotuksesta tai palkanlaskennasta
- Yritys haluaa keskittyä täysin omaan tekemiseensä
Me Tilipalvelu Koposella voimme auttaa yritystäsi esimerkiksi kirjanpidon, palkanlaskennan, laskutuksen tai reskontrien hoidossa. Käytämme useita eri taloushallinnon ohjelmistoja, kuten Fennoaa, Netvisoria ja Procountoria, joten löydämme yrityksellesi sopivimman ratkaisun. Taloushallinnon ulkoistaminen meille tarkoittaa, että saat ammattitaitoisen kumppanin, joka pitää asiat kunnossa samalla kun sinä voit keskittyä siihen, mitä teet parhaiten.
Jos mietit, mikä ratkaisu sopisi juuri sinun yrityksellesi, ota yhteyttä meihin. Kerromme mielellämme lisää siitä, miten voisimme räätälöidä palvelumme tarpeisiisi. Ota yhteyttä täältä ja jutellaan lisää.