Palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaa, että yritys siirtää palkkahallinnon tehtävät ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kuten tilitoimistolle. Ulkoistettu palkanlaskenta kattaa palkkalaskelmat, lakisääteiset ilmoitukset, lomahallinnon ja verotukseen liittyvät asiat. Tämä vapauttaa yrityksen resursseja ydinliiketoimintaan ja varmistaa ammattitaitoisen palkanlaskennan hoidon.
Mitä palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä?
Palkanlaskennan ulkoistus tarkoittaa, että tilitoimiston palkanlaskentapalvelun kautta hoidetaan kaikki yrityksen palkkahallintoon liittyvät tehtävät. Tämä sisältää kuukausittaiset palkkalaskelmat, vuosilomien seurannan, sairauspoissaolojen käsittelyn ja lakisääteisten maksujen hoitamisen.
Käytännössä prosessi toimii niin, että tilitoimisto saa yritykseltä työaikaseurantatiedot ja muut palkanlaskentaan vaikuttavat tiedot. Näiden pohjalta laaditaan palkkalaskelmat ja hoidetaan palkanmaksut sovittujen aikataulujen mukaisesti.
Ulkoistettu palkanlaskenta kattaa tyypillisesti seuraavat tehtävät:
- Kuukausittaiset palkkalaskelmat ja palkkaerittelyt
- Ennakonpidätykset ja sosiaaliturvamaksut
- Vuosiloma- ja sairauspoissaolohallinto
- Työnantajan ilmoitukset viranomaisille
- Palkkakortit ja vuosi-ilmoitukset
Voimme auttaa yritystä esimerkiksi palkanlaskennan digitalisoinnissa ja automatisoinnissa, mikä tekee prosessista sujuvamman kaikille osapuolille.
Miksi yritykset ulkoistavat palkanlaskentansa tilitoimistolle?
Palkanlaskennan ulkoistamisen suurimmat hyödyt liittyvät ajansäästöön ja ammattitaidon hyödyntämiseen. Yrityksessä ei tarvitse sitoa henkilöresursseja palkanlaskentaan, vaan voidaan keskittyä täysipainoisesti liiketoiminnan kehittämiseen.
Tilitoimiston palkanlaskennan ammattilaiset tuntevat lainsäädännön muutokset ja verotusohjeet, mikä vähentää virheiden riskiä merkittävästi. Tämä on erityisen arvokasta, koska palkanlaskennassa virheet voivat johtaa korjaustoimenpiteisiin ja lisäkustannuksiin.
Palkanlaskennan ulkoistus tuo yritykselle useita konkreettisia etuja:
- Ammattitaitoinen hoito ilman omaa koulutustarvetta
- Ajankäytön tehostuminen ja resurssien vapautuminen ydinliiketoimintaan
- Lainsäädännön muutosten automaattinen huomiointi
- Kustannussäästöt verrattuna oman henkilökunnan ylläpitämiseen
- Varmuus oikeellisuudesta ja aikatauluista
Meiltä löytyy kokemusta sekä pienten että suurempien yritysten palkkahallinnosta, joten voimme räätälöidä palvelun juuri sinun yrityksesi tarpeisiin.
Miten palkanlaskennan ulkoistusprosessi käynnistyy?
Palkanlaskennan ulkoistusprosessi alkaa kartoituksella, jossa selvitetään yrityksen tarpeet ja nykyiset käytännöt. Palkanlaskentapalvelu räätälöidään yrityksen koon ja toimialan mukaan, jotta yhteistyö sujuu mahdollisimman saumattomasti.
Prosessin alussa tarvitaan perustiedot henkilöstöstä, kuten työsopimukset, työehtosopimustiedot ja aiemmat palkkatiedot. Tilitoimisto opastaa, mitä tietoja tarvitaan ja missä muodossa ne kannattaa toimittaa.
Ulkoistusprosessi etenee tyypillisesti näin:
- Alkukartoitus ja tarpeiden määrittely
- Palvelusopimuksen laatiminen
- Henkilöstötietojen siirto ja järjestelmien käyttöönotto
- Ensimmäisen palkkakauden testikäyttö
- Säännöllisen yhteistyön aloittaminen
Voimme auttaa yritystä siirtymävaiheessa ja varmistaa, että kaikki toimii sujuvasti ensimmäisestä palkkakaudesta lähtien. Käytössämme on useita eri taloushallinnon ohjelmistoja, kuten Asteri, Fennoa, Netvisor ja Procountor.
Mitä asioita kannattaa huomioida palkanlaskennan ulkoistamisessa?
Palkanlaskennan ulkoistamisessa palveluntarjoajan ammattitaito ja luotettavuus ovat tärkeimpiä valintaperusteita. Kannattaa varmistaa, että tilitoimistolla on riittävä kokemus juuri sinun toimialaltasi ja yrityksesi kokoluokasta.
Hyvä palveluntarjoaja pystyy joustavasti mukautumaan yrityksen tarpeisiin ja tarjoamaan selkeän hinnoittelun ilman yllätyksiä. Kommunikoinnin sujuvuus ja yhteyshenkilön tavoitettavuus ovat myös tärkeitä tekijöitä onnistuneessa yhteistyössä.
Näihin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota:
- Palveluntarjoajan kokemus ja referenssit
- Käytettävät ohjelmistot ja niiden yhteensopivuus
- Hinnoittelu ja palveluiden läpinäkyvyys
- Yhteydenpito- ja raportointikäytännöt
- Tietoturva ja tietosuoja-asiat
Meillä on vuodesta 1995 lähtien kokemusta kaikenkokoisten yritysten palkanlaskennasta, ja olemme Suomen Taloushallintoliitto ry:n auktorisoitu jäsentoimisto. Tämä takaa sinulle ammattitaitoisen ja luotettavan palvelun.
Jos mietit palkanlaskennan ulkoistamista omassa yrityksessäsi, ota yhteyttä ja keskustellaan, miten voimme auttaa juuri sinun tilanteessasi. Teemme mielellämme kartoituksen tarpeistasi ja kerromme, millainen yhteistyö voisi olla mahdollista.