Tilitoimiston vaihtaminen vaatii yritykseltä lähinnä aineistojen siirtoa, uuden sopimuksen tekemistä ja hyvän ajankohdan valintaa. Käytännössä vaihto on selvästi helpompi prosessi kuin moni etukäteen ajattelee. Alla käymme läpi yleisimmät kysymykset, jotka vaihtoa harkitsevilla yrityksillä on mielessä.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa?
Tilitoimiston vaihtaminen kannattaa silloin, kun nykyinen yhteistyö ei enää palvele yrityksesi tarpeita. Tämä voi tarkoittaa viestinnän hitautta, tunnetta, ettei asioita hoideta proaktiivisesti, tai yksinkertaisesti sitä, että yrityksesi on kasvanut ulos nykyisestä palvelumallista.
Vaihtaminen ei vaadi mitään erityistä kriisiä tai virhettä. Usein paras syy vaihtaa on se, että haluat taloushallinnon kumppanin, jonka kanssa yhteistyö tuntuu sujuvalta ja joka ymmärtää yrityksesi tilanteen. Muita hyviä syitä harkita vaihtoa voivat olla:
- Palveluvalikoima ei vastaa enää tarpeita, esimerkiksi palkanlaskenta tai laskutus puuttuu
- Digitaaliset työkalut ovat vanhentuneita
- Yhteydenottoon ei saa vastauksia riittävän nopeasti
- Yritys on kasvamassa tai muuttamassa yhtiömuotoa
Mitä tietoja ja aineistoja vaihdossa siirretään?
Tilitoimiston vaihdossa siirretään kaikki kirjanpitoaineisto, jota uusi tilitoimisto tarvitsee jatkaakseen työtä saumattomasti. Käytännössä tämä tarkoittaa kirjanpidon tositeaineistoja, tilinpäätöksiä, veroilmoituksia sekä mahdollisia palkanlaskennan tietoja.
Siirrettäviä aineistoja voivat olla muun muassa:
- Kirjanpidon tositteet ja tiliotteet
- Tilinpäätökset aiemmilta tilikausilta
- Veroilmoitukset ja veropäätökset
- Palkanlaskennan tiedot ja henkilöstörekisteri
- Reskontraraportit ja avoimet laskut
- Ohjelmistojen tunnukset tai tiedostomuotoiset kirjanpitoaineistot
Uusi tilitoimisto osaa kertoa tarkemmin, mitä juuri sinun tilanteessasi tarvitaan. Me voimme auttaa selvittämään, mitä aineistoja vaihtoon liittyy ja miten siirto käytännössä tapahtuu.
Mikä on paras ajankohta tilitoimiston vaihtamiselle?
Paras ajankohta tilitoimiston vaihtamiselle on tilikauden vaihde, eli useimmilla yrityksillä vuodenvaihde. Silloin kirjanpito on luontevasti suljettu edelliseltä kaudelta ja uusi tilitoimisto pääsee aloittamaan puhtaalta pöydältä ilman kesken jääneitä kokonaisuuksia.
Vaihto on kuitenkin mahdollinen myös kesken tilikauden, jos tilanne sitä vaatii. Tällöin uusi tilitoimisto ottaa kirjanpidon haltuun siitä kohtaa, mihin edellinen on jäänyt. Se vaatii hieman enemmän perehtymistä, mutta on täysin toteutettavissa. Jos sinulla on kiire tai selkeä tarve vaihtaa nyt, se ei ole este.
Miten vanha tilitoimisto velvoitetaan luovuttamaan aineistot?
Vanha tilitoimisto on velvollinen luovuttamaan yrityksesi kirjanpitoaineistot sinulle pyydettäessä, sillä aineistot kuuluvat yrityksellesi. Tilitoimistolla ei ole oikeutta pidättää niitä, vaikka yhteistyö päättyisi erimielisyyksiin.
Käytännössä luovutus tapahtuu yleensä sovitusti ja ilman ongelmia. Hyvä tapa on ilmoittaa vanhalle tilitoimistolle vaihdosta kirjallisesti ja sopia selkeä aikataulu aineistojen luovutukselle. Uusi tilitoimisto voi myös olla yhteydessä vanhaan suoraan, jos se helpottaa prosessia. Tärkeintä on, että kommunikointi on selkeää ja asiallista kaikille osapuolille.
Kuinka kauan tilitoimiston vaihto kestää käytännössä?
Tilitoimiston vaihto kestää käytännössä muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen riippuen siitä, kuinka nopeasti aineistot saadaan siirrettyä ja missä vaiheessa tilikautta vaihto tehdään. Yksinkertaisimmillaan vaihto voi olla valmis hyvinkin nopeasti.
Aikaan vaikuttavat erityisesti:
- Vanhan tilitoimiston reagointinopeus aineistojen luovutuksessa
- Aineistojen laajuus ja muoto
- Se, tehdäänkö vaihto tilikauden vaihteessa vai kesken kauden
- Uuden tilitoimiston perehtymisaika
Vaihto ei siis ole pitkä projekti, kunhan se suunnitellaan etukäteen ja kommunikointi on sujuvaa.
Mitä uudelta tilitoimistolta kannattaa kysyä ennen sopimuksen allekirjoittamista?
Ennen sopimuksen allekirjoittamista kannattaa selvittää, miten tilitoimisto hoitaa yhteydenpitoa, mitä ohjelmistoja se käyttää ja miten palvelut räätälöidään juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Nämä kolme asiaa kertovat paljon siitä, millaista yhteistyö käytännössä on.
Yhteydenpito ja vastuuhenkilö
Kysy, kuka on yrityksesi vastuukirjanpitäjä ja miten nopeasti häneen saa yhteyden. Selkeä vastuuhenkilö tekee yhteistyöstä paljon sujuvampaa kuin tilanne, jossa asiat kiertävät eri ihmisten kautta.
Ohjelmistot ja digitaalisuus
Selvitä, mitä taloushallinnon ohjelmistoja tilitoimisto käyttää ja sopivatko ne yhteen oman liiketoimintasi kanssa. Me käytämme esimerkiksi Asteria, Fennoaa, Netvisoria ja Procountoria, joten ohjelmistovalikoimaa löytyy erilaisiin tarpeisiin.
Palveluiden laajuus ja joustavuus
Kysy, voidaanko palveluita laajentaa tai supistaa tarpeen mukaan. Hyvä tilitoimisto räätälöi palvelunsa sen mukaan, mitä yrityksesi oikeasti tarvitsee, eikä tarjoa vain yhtä kiinteää pakettia kaikille.
Jos tilitoimiston vaihtaminen on ajankohtaista tai haluat vain jutella siitä, miten yhteistyö meidän kanssamme voisi toimia, ota meihin yhteyttä. Kerromme mielellään lisää, ja katsotaan yhdessä, mikä ratkaisu sopii sinulle parhaiten.