Palkanlaskenta on yksi yrityksen tärkeimmistä rutiineista, mutta samalla se on alue, joka vie helposti yllättävän paljon aikaa ja vaatii tarkkuutta. Kun yrityksessä työskentelee useampi henkilö, palkkahallinnon pyörittäminen muuttuu nopeasti monimutkaisemmaksi kuin moni yrittäjä etukäteen odottaa.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä palkanlaskenta käytännössä tarkoittaa, miten prosessi etenee ja milloin on järkevää harkita palkanlaskennan ulkoistamista tilitoimistolle. Tavoitteena on antaa sinulle selkeä kuva siitä, mitä yrityksen palkkahallinto pitää sisällään.
Mitä palkanlaskenta tarkoittaa käytännössä?
Palkanlaskenta tarkoittaa kaikkia niitä toimenpiteitä, joilla yritys laskee ja maksaa työntekijöidensä palkat oikein ja ajallaan. Se kattaa bruttopalkkojen laskemisen, ennakonpidätysten toimittamisen, sivukulujen hallinnan sekä palkkatietojen raportoinnin viranomaisille. Kyse on siis paljon muustakin kuin pelkästä tilisiirrosta.
Käytännössä palkanlaskenta yrityksissä tarkoittaa jatkuvaa tiedonhallintaa: jokaisen työntekijän työtunnit, lomat, sairauspoissaolot ja muut palkkaukseen vaikuttavat tekijät täytyy huomioida jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Lisäksi työnantajan velvollisuuksiin kuuluu pitää kirjaa maksetuista palkoista ja toimittaa tiedot säännöllisesti tulorekisteriin.
Mitä vaiheita palkanlaskentaprosessiin kuuluu?
Palkanlaskentaprosessi koostuu useista toisiaan seuraavista vaiheista, jotka toistuvat joka palkkakaudella. Prosessi alkaa palkkatietojen keräämisestä ja päättyy palkkojen maksamiseen sekä viranomaisraportointiin. Jokainen vaihe vaatii tarkkuutta, sillä virheet voivat vaikuttaa suoraan työntekijän käteen jäävään palkkaan.
Palkanlaskennan vaiheet etenevät tyypillisesti näin:
- Työtuntien, poissaolojen ja muiden palkkaukseen vaikuttavien tietojen kerääminen
- Bruttopalkkojen laskeminen sovitun palkkatason ja tehtyjen tuntien perusteella
- Ennakonpidätysten laskeminen kunkin työntekijän verokortin mukaan
- Työnantajan sivukulujen, kuten eläkemaksujen ja vakuutusmaksujen, laskeminen
- Palkkojen maksaminen työntekijöiden tileille
- Palkkatietojen ilmoittaminen tulorekisteriin
- Palkkalaskelmien toimittaminen työntekijöille
Kun nämä vaiheet toistuvat kuukaudesta toiseen usealle henkilölle, syntyy helposti merkittävä määrä rutiinityötä, joka vie aikaa yrityksen ydintoiminnalta.
Miksi palkanlaskenta vaikeutuu henkilöstömäärän kasvaessa?
Palkanlaskenta usealle työntekijälle on monimutkaisempaa kuin yhden henkilön palkan laskeminen, koska jokainen työntekijä tuo mukanaan omat erityispiirteensä. Eri työehtosopimukset, erilaiset työsopimukset, vaihtelevat työtunnit ja yksilölliset elämäntilanteet tekevät kokonaisuudesta helposti laajan ja vaikeasti hallittavan.
Henkilöstömäärän kasvaessa esiin nousee myös enemmän tilanteita, joissa tarvitaan erityisosaamista:
- Osa-aikaisten ja tuntityöntekijöiden palkkaus vaihtelee kuukausittain
- Vuosilomien kertyminen ja lomapalkat täytyy laskea oikein
- Sairauspoissaolot ja niiden vaikutus palkkaan vaihtelevat tilanteen mukaan
- Eri aloilla on omat työehtosopimuksensa, joiden ehtoja tulee noudattaa
- Uusien työntekijöiden perehdyttäminen järjestelmiin vie aikaa
Kasvavan yrityksen yrittäjä huomaa usein, että palkkahallinnon pyörittäminen itse alkaa viedä aikaa, joka olisi huomattavasti arvokkaampaa käyttää liiketoiminnan kehittämiseen.
Milloin palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle?
Palkanlaskennan ulkoistamista tilitoimistolle kannattaa harkita silloin, kun palkkahallinto alkaa viedä merkittävästi aikaa yrityksen johdolta tai kun henkilöstömäärän kasvu tuo mukanaan uusia palkkaukseen liittyviä tilanteita, joihin ei löydy helppoa ratkaisua omin voimin.
Ulkoistaminen sopii erityisen hyvin tilanteisiin, joissa:
- Yritykseen palkataan ensimmäisiä työntekijöitä eikä palkkahallinnon prosesseja ole vielä rakennettu
- Henkilöstömäärä kasvaa ja palkkahallinnon työmäärä lisääntyy selvästi
- Yrityksessä on eri työsopimuksilla tai eri työehtosopimusten piirissä olevia työntekijöitä
- Halutaan varmistaa, että kaikki työnantajavelvoitteet hoidetaan oikein ja ajallaan
- Yrittäjä haluaa keskittyä oman alansa töihin eikä hallinnollisiin rutiineihin
Ulkoistaminen ei tarkoita, että menetät kontrollin omaan yritykseesi. Päinvastoin, ammattitaitoinen tilitoimisto voi antaa sinulle selkeämmän kokonaiskuvan palkkahallinnon tilanteesta kuin mitä itse pystyisit ylläpitämään.
Mitä tilitoimisto hoitaa palkanlaskennan ulkoistuksessa?
Tilitoimisto voi hoitaa palkanlaskennan ulkoistuksessa käytännössä koko palkkahallinnon prosessin alusta loppuun. Tähän kuuluu palkkojen laskeminen, palkkalaskelmien toimittaminen, tulorekisteri-ilmoitukset sekä työnantajamaksuihin liittyvä raportointi.
Konkreettisesti tilitoimisto voi hoitaa esimerkiksi:
- Kuukausittaisen palkanlaskennan kaikkine vaiheineen
- Palkkalaskelmien toimittamisen työntekijöille
- Ilmoitukset tulorekisteriin
- Lomapalkkoja ja muita erityistilanteita koskevat laskelmat
- Työnantajan sivukulujen seurannan ja raportoinnin
- Neuvonnan palkkaukseen liittyvissä kysymyksissä
Me Tilipalvelu Koposella voimme auttaa yritystäsi esimerkiksi koko palkkahallinnon ulkoistuksessa tai vain tietyissä palkkahallinnon osa-alueissa tarpeidesi mukaan. Räätälöimme palvelun aina yrityksen tilanteen ja koon mukaan.
Miten palkanlaskennan ulkoistus käytännössä aloitetaan?
Palkanlaskennan ulkoistus käynnistyy yksinkertaisesti ottamalla yhteyttä tilitoimistoon ja kertomalla yrityksesi tilanteesta. Alkuvaiheessa käydään läpi henkilöstömäärä, käytössä olevat työsopimukset ja nykyinen tapa hoitaa palkkahallintoa. Tämän perusteella rakennetaan sopiva palvelukokonaisuus.
Käytännön aloitusvaiheeseen kuuluu tyypillisesti:
- Yrityksen ja sen henkilöstön tietojen siirtäminen tilitoimiston järjestelmiin
- Työsopimus- ja palkkatietojen läpikäynti
- Yhteisten pelisääntöjen sopiminen tiedonvälityksen suhteen, esimerkiksi miten työtuntitiedot toimitetaan
- Ensimmäisen palkka-ajon tekeminen yhdessä, jotta prosessi toimii sujuvasti
Siirtyminen ulkoistettuun palkkahallintoon on yleensä nopeampaa ja helpompaa kuin moni etukäteen ajattelee. Kun prosessit on kerran sovittu, arki sujuu ilman jatkuvaa selvittelyä.
Jos haluat kuulla lisää siitä, miten voisimme auttaa yrityksesi palkkahallinnossa, ota meihin yhteyttä ja jutellaan tilanteestasi. Löydetään yhdessä sopiva ratkaisu.